BFT: Ook kleine Wwft-instellingen moeten anonieme meldingsregeling invoeren
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) heeft verduidelijkt dat ook kleinere instellingen die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vallen, verplicht zijn een anonieme meldingsregeling in te voeren. Dit betekent dat werknemers van bijvoorbeeld banken, hypotheekverstrekkers en andere financiële dienstverleners op een veilige en anonieme manier overtredingen van de Wwft intern moeten kunnen melden. De verplichting volgt uit artikel 20a Wwft en is een belangrijke maatregel in de strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering. Maar wat betekent dit in de praktijk?
De basis: wat is de Wwft en waarom is het belangrijk?
De Wwft is een wet die is ingevoerd om te voorkomen dat financiële instellingen worden misbruikt voor witwassen en terrorismefinanciering. Witwassen houdt in dat crimineel verkregen geld wordt omgezet in schijnbaar legitiem vermogen, waardoor de illegale herkomst wordt verhuld. Terrorismefinanciering betreft het verstrekken van financiële middelen aan organisaties of individuen die terroristische activiteiten uitvoeren of ondersteunen.
Financiële instellingen spelen een cruciale rol bij het signaleren en rapporteren van verdachte transacties. Daarom zijn zij wettelijk verplicht om maatregelen te nemen die het risico op witwassen en terrorismefinanciering verkleinen. Een van deze maatregelen is de verplichting om werknemers de mogelijkheid te bieden om overtredingen intern en anoniem te melden.
Artikel 20a Wwft: de verplichting tot een meldingsregeling
Artikel 20a Wwft verplicht instellingen om over ‘adequate voorzieningen’ te beschikken waarmee werknemers of personen in een vergelijkbare positie interne overtredingen kunnen melden. Dit betekent dat er een veilig en onafhankelijk meldingskanaal beschikbaar moet zijn, zodat melders zonder angst voor represailles een misstand kunnen rapporteren.
Deze bepaling sluit aan bij de Wet bescherming klokkenluiders, waarin staat dat werkgevers een meldingsprocedure moeten vaststellen voor vermoedelijke misstanden binnen de organisatie. Waar bij reguliere bedrijven deze verplichting alleen geldt voor organisaties met vijftig of meer werknemers, geldt deze restrictie niet voor instellingen die actief zijn in de financiële sector. Dit betekent dat ook kleinere instellingen die onder de Wwft vallen, een meldingsregeling moeten implementeren.
De ondergrens: vanaf tien werknemers verplicht
Het BFT heeft, na overleg met andere Wwft-toezichthouders, besloten dat instellingen met ten minste tien werknemers verplicht zijn een anonieme meldingsregeling te hebben. Dit betekent dat als een Wwft-instelling tien of meer medewerkers in dienst heeft, er een intern meldingssysteem moet zijn dat voldoet aan artikel 20a Wwft.
Voor instellingen met minder dan tien werknemers is een meldingsregeling niet verplicht, maar wordt het wel aangemoedigd. Dit betekent dat ook kleinere financiële dienstverleners vrijwillig een dergelijk systeem kunnen invoeren om transparantie en integriteit binnen hun organisatie te bevorderen.
Wat betekent dit voor financiële instellingen?
Voor banken, hypotheekverstrekkers en andere financiële instellingen betekent deze verplichting dat zij een veilige en betrouwbare interne meldingsprocedure moeten opzetten. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld:
een anoniem meldingsportaal binnen de organisatie;
een externe partij die meldingen ontvangt en beoordeelt;
een vertrouwenspersoon die als onafhankelijk aanspreekpunt fungeert.
Het meldingssysteem moet voldoen aan de volgende eisen:
Anonimiteit: De melder moet beschermd worden en mag geen negatieve gevolgen ondervinden van de melding.
Onafhankelijkheid: Het meldingskanaal mag niet beheerd worden door iemand die mogelijk betrokken is bij de overtreding.
Toegankelijkheid: Werknemers moeten goed geïnformeerd zijn over het bestaan van de meldingsregeling en de manier waarop zij een melding kunnen doen.
Duidelijke opvolging: De organisatie moet zorgen voor een adequate behandeling van de melding en, indien nodig, passende maatregelen nemen.
Waarom is een anonieme meldingsregeling zo belangrijk?
Het invoeren van een anoniem meldingskanaal is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een cruciaal middel om integriteit binnen de financiële sector te waarborgen. Werknemers kunnen in een afhankelijke positie verkeren en aarzelen om misstanden te melden uit angst voor repercussies. Een goed functionerend en onafhankelijk meldingssysteem verlaagt deze drempel en draagt bij aan een veilige werkomgeving.
Bovendien helpt een effectieve meldingsregeling om risico’s in een vroeg stadium te signaleren en tijdig in te grijpen. Dit kan voorkomen dat een financiële instelling betrokken raakt bij witwaspraktijken of terrorismefinanciering, met alle juridische en reputatieschade van dien.
Hoe nu verder?
Financiële instellingen die nog geen anonieme meldingsregeling hebben, moeten ervoor zorgen dat zij voldoen aan artikel 20a Wwft. Dit betekent dat zij hun interne processen moeten evalueren en, indien nodig, een veilig en betrouwbaar meldingskanaal moeten opzetten.
Heeft u vragen over de Wwft-verplichtingen of twijfelt u of uw organisatie voldoet aan de regelgeving? Financieel Recht Advocaten staat voor u klaar om u juridisch te ondersteunen. Onze specialisten helpen u graag bij het naleven van de Wwft en andere financiële wetgeving. Neem vandaag nog contact met ons op voor professioneel juridisch advies.
