De UBO-verklaring is een essentieel document voor bedrijven en organisaties die zaken doen met banken, hypotheekverstrekkers of andere financiële instellingen. Maar wat gebeurt er als de toegang tot het UBO-register wordt beperkt door een uitspraak van het Europese Hof van Justitie? Wat betekent dit voor ondernemers en bedrijven die verplicht zijn om hun Ultimate Beneficial Owner (UBO) vast te leggen? In deze blog leggen we uit wat een UBO-verklaring precies is, wat de recente uitspraak inhoudt en hoe u ondanks deze ontwikkelingen aan uw wettelijke verplichtingen kunt blijven voldoen.
Wat is een UBO-verklaring?
Een UBO-verklaring is een document waarin de uiteindelijke belanghebbenden (Ultimate Beneficial Owners) van een onderneming of organisatie worden vastgelegd. Deze belanghebbenden zijn de personen die de uiteindelijke zeggenschap hebben over een bedrijf, bijvoorbeeld door eigendom van meer dan 25% van de aandelen of stemrechten. Het doel van de UBO-verklaring is transparantie bevorderen en financiële misdrijven zoals witwassen of de financiering van terrorisme te voorkomen. Banken, notarissen en andere financiële instellingen zijn wettelijk verplicht om de UBO-verklaring op te vragen en te bewaren als onderdeel van hun cliëntenonderzoek. Dit onderzoek is verplicht volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
De uitspraak van het Europese Hof van Justitie: Wat is er veranderd?
In november 2022 deed het Europese Hof van Justitie een belangrijke uitspraak over de toegankelijkheid van het UBO-register. Het Hof oordeelde dat de publieke toegang tot de UBO-gegevens van bedrijven in strijd kan zijn met het recht op privacy. Dit betekent dat het register, dat voorheen door vrijwel iedereen kon worden geraadpleegd, nu niet meer voor het grote publiek toegankelijk is.
De uitspraak heeft met name gevolgen voor organisaties en personen die onderzoek doen naar financiële criminaliteit of betrokken zijn bij het cliëntenonderzoek. Voorheen konden bijvoorbeeld journalisten en maatschappelijke organisaties de gegevens van het UBO-register raadplegen, maar dit is nu sterk beperkt. Alleen bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst en de politie, kunnen het register nog steeds vrij raadplegen. Ook bepaalde financiële instellingen, zoals banken, blijven toegang houden, maar onder strengere voorwaarden.
Wat betekent dit voor uw UBO-verklaring?
Hoewel de toegang tot het UBO-register is beperkt, blijft de verplichting voor bedrijven om hun UBO’s te registreren onveranderd. Dit betekent dat u als ondernemer nog steeds de verantwoordelijkheid draagt om de juiste informatie over de uiteindelijke belanghebbenden van uw organisatie in te dienen. Banken, hypotheekverstrekkers en andere financiële instellingen zullen bij nieuwe zakelijke relaties nog steeds om een UBO-verklaring vragen. Deze verklaring is van cruciaal belang om te voldoen aan de wettelijke eisen rondom cliëntenonderzoek en om te kunnen blijven handelen met financiële partijen.
Als u merkt dat het opvragen van een uittreksel uit het UBO-register problemen oplevert, bijvoorbeeld vanwege de beperkingen in toegang, is het verstandig om zo snel mogelijk juridische hulp in te schakelen. Financieel Recht Advocaten kan u adviseren over hoe u correct kunt blijven voldoen aan de Wwft-verplichtingen, ondanks de recente ontwikkelingen.
Wat te doen als uw UBO-gegevens onjuist zijn?
Het is belangrijk om te weten dat als er fouten in de UBO-gegevens staan of als de UBO-verklaring niet overeenkomt met de informatie in het register, u verplicht bent dit te melden. Dit geldt ook voor organisaties die betrokken zijn bij het cliëntenonderzoek. Het niet melden van onjuiste gegevens kan leiden tot boetes en juridische complicaties. Als uw bank of een andere financiële instelling ontdekt dat uw UBO-gegevens onjuist zijn, kunnen zij het uittreksel van het UBO-register aan de Kamer van Koophandel terugmelden.
Mocht u twijfels hebben over de juistheid van uw UBO-verklaring of ondervinden dat uw gegevens onterecht in het UBO-register staan, dan is het raadzaam juridische hulp in te schakelen. Dit kan voorkomen dat u onnodige boetes krijgt of dat uw zakelijke relaties in gevaar komen.
Toekomstige veranderingen en uw verplichtingen
Hoewel de uitspraak van het Europese Hof voor tijdelijke beperkingen heeft gezorgd, werkt de overheid aan een nieuwe wetgeving die de toegang tot het UBO-register voor bepaalde groepen weer mogelijk moet maken. Denk aan journalisten en maatschappelijke organisaties die een legitiem belang hebben bij het raadplegen van het register. Voor financiële instellingen blijft de verplichting om UBO’s te controleren en een UBO-verklaring op te vragen ongewijzigd. Dit maakt het van belang om uw UBO-gegevens actueel en juist te houden.
Daarnaast is het goed om te weten dat de handhaving op het UBO-register voor trusts en soortgelijke juridische constructies vanaf 2025 van start zal gaan. Als uw organisatie een trust beheert of in Nederland gevestigd is met een vergelijkbare juridische constructie, moet u ervoor zorgen dat u tijdig en correct bent geregistreerd.
Neem contact op met Financieel Recht Advocaten
Hoewel de uitspraak van het Europese Hof de toegang tot het UBO-register beperkt heeft, blijft de verplichting om een UBO-verklaring in te dienen onverminderd van kracht. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die zaken doen met banken, hypotheekverstrekkers of andere financiële instellingen. Mocht u problemen ervaren met uw UBO-verklaring of vragen hebben over de nieuwe regels, neem dan contact op met Financieel Recht Advocaten. Onze specialisten staan klaar om u te helpen met al uw juridische vraagstukken rondom de UBO-verklaring en cliëntenonderzoek.
